电子印章的便捷高效,为企业日常办公带来了很大的便利,但仍有不少企业对电子印章只停留在认识阶段,没使用过或不了解具体有什么用处,下面法保网就带您了解一下关于电子印章的一些常见问题!
电子印章是实体印章的数字化表现形式,其使用先进的数字技术模拟传统实物印章,使其管理和使用方式符合实体印章的习惯和体验,即外观相同、法律上的约束力相同、使用方式相似。
企业在用传统纸质签约时,不仅流程繁琐、审批盖章耗时久,签署达成周期长,费用高,签约数量多的时候,管理也比较难。企业使用电子印章后,无论是企业内部的财政报销、OA审批环节,还是与合作伙伴之间的合同签署、付款申请等,都不可能会受到地域和时间限制,无需快递和人工跑腿,省时高效,可随时随地在线进行确认及签署。相比传统盖章四处找领导审批,异地用章快递邮寄等繁琐的流程和冗长的签约周期,电子印章的采用极大地提高了企业协同办公的效率。
传统的实体印章在使用时需要打印纸质文件,还要来回审批、进行仓储整理等繁杂的签约管理流程,而电子印章无纸化的签章方式会更加降本增效,为企业有效节省各项成本,例如文件打印、复印、文件传送时间等隐性成本。企业使用电子印章后,所有的合同签署、文件审批均可通过线上实现无纸化操作。同时文件签署完后还可线上进行储存及管理,省去了线下纸质合同分类管理的麻烦,可为企业节省一大笔印刷、纸质、仓储、物流及人力等成本。
根据《中华人民共和国电子签名法》相关规定,除不得使用电子签名的文书外,当事人使用电子签章签约的文书是被法院和仲裁机构所认可的,且使用电子签章签约可锁定签约主体实际身份、有很大效果预防文件篡改、精确记录签章时间,实现文件随时审、随时签,省时高效,安全便捷。相对于传统实物印章,电子印章也可有效防范私刻、代签的风险,经授权才能用;通过对密码管理,就可以实现对电子印章的挂失、注销、补发,安全可靠。
①去公安局申请:申请人可先在网上填写申请信息,再持营业执照、法定代表人身份证、委托书等原件,到公安机关办理审批手续。
②具备印章申请条件的CA认证中心:电子印章中的数字证书是由CA机构颁发的,因此,合法合规的CA机构通常也能制作电子印章。
④第三方电子合同服务平台:目前这类平台比较普遍,它们为政府、企业等组织机构以及个人提供电子合同产品服务,其中就有电子印章的生成,只一定要通过平台做注册以及认证主体,就能生成符合法律规定的可靠电子印章,同时有些平台还提供合同文件签署、管理、全链路存证、法律增值服务等一站式服务。企业在选择第三方平台时,一定要注意其是不是具备相关资质、是否能出具数字证书,确保选到安全靠谱的电子印章平台,以免影响合同效力。
需要注意的是,电子印章也要按照实物印章管理要求做管理。建议企业在使用电子印章前,建立内部管理制度,明确电子印章的保管人和使用流程,并选择严守企业规章制度和纪律的管理人员,避免因管理人员失职造成各种损失。持有人或保管人也可对电子印章的保护口令严格保密,并定期修改。
随着“互联网+”和移动化的兴起发展,网上办事、远程办事已是我们工作生活的常态,而线上办公、无纸化办公也成为了众多公司首要选择。因此,公司各类印章“数字化”已成为趋势,电子印章也成为了公司的必备要件,电子印章的普及使用更是大势所趋。
法保签全程电子化,满足多种签署需求,从安全、效率、数据三维度全方面提升企业印章管控力度,可从根本上帮企业实现从业务流程审批、流转到合同签署和归档管理的无纸化操作,提升公司信息化办公效率,降低运作成本,推动企业高速合规发展。